Наличные денежные суммы, кроме заработной платы, выдаются на различные расходы, связанные с уставной деятельностью фирмы, так называемым «подотчетным лицам «, т.е. работникам фирмы, имеющим непосредственный доступ к работе с ТМЗ.

Перечень таких лиц определяется руководством при разработке учетной политики и с ним заключается договор о полной индивидуальной  материальной ответственности.

Подотчетные суммы выдаются на командировочные расходы, на закупку ТМЗ у населения, юридических лиц или на рынках, для оплаты услуг – транспортных, консультативных, погрузочно-разгрузочных и т.п.

Суммы выдаются из кассы фирмы на основании распорядительного документа или заявления  по расходному кассовому ордеру.

После проведения хозяйственной операции подотчетные лица обязаны в течении трех дней представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах с обоснованием, подтверждающими документами (билеты, квитанции, чеки, закупочные акты, справки и т.д.).

Если подотчетным лицом приобретались ТМЗ, то  к отчету должны быть приложены документы, подтверждающие оприходование их на склад, а при оплате работ и услуг – акт приемки фактически выполненного объема.

При получении ТМЗ у юридического лица на имя подотчетного лица выдается доверенность. Излишки подотчетных сумм приходуются в кассу, недостатки подлежат восстановлению за счет дохода подотчетного лица.

№ п/п	Операция	Корреспонденция счетов		Документы основания
		дебет	кредит
1	Получены подотчетные суммы	1250	1010	заявления, приказы
2	Подотчетные суммы израсходованы на приобретение:
	а) ТМЗ	3310	1250	чеки, счета, счета-фактуры, накладные, товарные чеки.
		1310	3310
	б) Основных средств	3310	1250
		2410	3310
	в) НМА	3310	1250
		2700	3310
3	Списаны подотчетные суммы по утвержденным авансовым отчетам	7110, 7210	1250	авансовые отчеты, подтверждающие документы
4	Списаны подотчетные суммы по утвержденным авансовым отчетам ( когда израсходованная сумма  превышает выданный аванс	7110, 7210       2400, 2700	3390	авансовые отчеты, объяснительные,подтверждающие документы
5	Списывается сумма выданного аванса	3390	1250	авансовый отчет
6	Возмещение перерасхода подотчетного лица по авансовому отчету	3390	1010	объяснительная, приказ
7	При инвентаризации выявлены недостачи, хищения, порча ТМЦ:
	а) Фактическая себестоимость недостачи отнесена на виновных материально ответственных лиц	3390	1300	акт инвентаризации, сличительная ведомость, приказ, решение суда
	б) Недостача в пределах норм естественной убыли списана на расходы периода	7210	1300	нормы расхода, учетная политика